وسائل وتقنيات وخطوات فاعلة لإدارة وقت أفضل

وسائل وتقنيات وخطوات
فاعلة لإدارة وقت أفضل
الموضوع:تطوير وتنمية الذات

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]
57ـ
ابتعد عن المقاطعات الشخصية . عندما تؤدى عملك ، فإن آخر ما تحتاجه هى
التدخلات الغير ضرورية . يحدث أكبر إنجاز عند ازدياد حماسك واندماجك بالعمل
كلما اقتربت نحو النتيجة الناجحة . يمكن أن تعيق المقاطعات نجاحك . لذا لا
تدعها تحدث . استخدم وسائل عدم الإزعاج مثل علامات على الباب أو البريد
الصوتى . وإن كنت مضطراً ابحث عن مكان بعيد للعمل حيث لا يجدك الآخرون . أو
غير أوقاتك لتكون فى قمة نشاطك حيث لا يكون وقت الذروة عند الآخرين .

58ـ
تعلم أن تتجاهل المهام التى لا تؤدى لنتائج . فما أسهل أن تشغل نفسك بعمل
أقل أهمية . إن كانت الخطوة غير هامة اليوم ، فلا تضيع وقتك بها ، كلما
ابتعدت عن المهام الأقل إنتاجاً ، كلما كنت منتجاً .
59ـ الغ أى سفر
غير ضرورى . استخدم التكنولوجيا الحديثة التى توفر الوقت. إن كان فى
الإمكان استخدام الهاتف أو الفاكس أو البريد الإلكترونى للتعامل مع قضايا
اليوم الهامة . تجنب الزيارات الشخصية لتوفير المزيد من الوقت ورفع معدل
الإنتاج .
60ـ سجل أفكارك على مسجل ، أو استعمل برامج الصوت فى
الكمبيوتر ، ثم حرر الكلمات إلى صيغة ملائمة . فهذه طريقة سهلة للتعبير عن
أفكارك ، دون عناء محاولة الكتابة المنمقة . الكتابة لكثير من الناس عمل
مضجر ، ولكن التحدث أسهل طالما أنه ليس أمام جمهور . وغالباً تكون الكتابة
أكثر فاعلية إذا كانت بغرض الاتصال بين شخصين .
61ـ ضع مواعيد
نهائية يومية . سواء قبلتها أم لا ، فالمواعيد النهائية تزيد من معدل
الإنتاج . كلما اقتربنا من الموعد النهائى لإتمام العمل ، كلما بذلنا ما فى
وسعنا لإنهائه، ضع سلسلة من المواعيد النهائية شهرياً وأسبوعياً ويومياً.
فكلما اقترب الموعد النهائى كلما بدأ العمل الحقيقى . تعمل المواعيد
النهائية كقوة دفع هامة لزيادة إنتاجك كلما التزمت بها .
62ـ قف أثناء
تحدثك بالهاتف . فالوقوف يجعلك تتحدث فى الموضوع مباشرة وبسرعة وتكون
المكالمة مثمرة . من السهل أن تجلس جلسة قصيرة ومريحة جداً وعندها ستطول
المكالمة .
63ـ جمع عدد من المهام المتشابهة الصغيرة وقم بها فى نفس
الوقت . رد على كل المكالمات الهاتفية التى تتعلق بموضوع واحد فى اليوم
ويفضل القيام بذلك بعد الانتهاء من جدول الأعمال اليومى . إتمام عدد من
المهام الصغيرة يكون أسهل فى وسط زحام العمل . حيث يساعدك دعم جهودك على
الاستفادة القصوى من وقتك . جمع المهام الصغيرة معاً مثل الأعمال المصرفية
والبريد والتسليم والتسلم أو تجديد قاعدة البيانات والرد على البريد
الإلكترونى . عندما تجبر على الانتقال من نشاط لآخر والعودة مرة أخرى ،
فإنك تستهلك الوقت فى محاولة إعادة التركيز والاندماج .
64ـ أدر
الاجتماعات بكفاءة . أعلن مسبقاً عن موعد الاجتماع والتزم به . أغلق الباب
لتبدأ الاجتماع . لا تحرج ممن يأتى متأخراً . فلتكن معروفاً بأنك ملتزم
تماماً بمواعيد الاجتماعات , وسرعان ما سيتفهم العاملون أنك رجل أعمال جاد
وعندها ستصبح الاجتماعات مثمرة . حدد الاجتماعات فى أوقات غير تقليدية من
اليوم مثل الساعة 1.50 مساءاً أو 3.45 مساءاً مما يساعد على الالتزام بدقة
المواعيد .

65ـ تحدى نفسك . حاول دائماً أن تتفوق على نفسك
. ركز تفكيرك لإيجاد وسيلة أكثر كفاءة لأداء نفس المهمة المكلف بها .
وبتحويلها للعبة ، فإنك تحول حتى أكثر المهام بساطه لإثارة ومرح.
66ـ
أكتب قائمة مهامك على صفحة واحدة كبيرة . أكتب كل المهام ، دون الاهتمام
بالتسلسل المناسب . بعد تسجيل كل المهام ، حلل 3 مجموعات مختلفة من المهام (
أ ، ب ، ج ) باستخدام أقلام التعليم الملونة . بمجرد تقسيمهم ، يمكنك
إعادة ترتيبهم بالتسلسل الصحيح بسهولة فى مخططك اليومى . وبهذه الطريقة ،
ستتعرف فى بداية العمل كل يوم ، على المهام الصعبة التى ستواجهك .
67ـ
جمع كل سجلاتك الهامة معاً . احتفظ معك بخطة مهام ليوم واحد فقط . ومن
الأفضل أن تكون قائمة المهام جزء من جدول أعمالك . احتفظ بالملفات الدائمة
وتجنب وضع الملاحظات على الأظرف أو قصاصات الورق الصغيرة . واستخدم ملف
خططك لتدوين كل الملاحظات . محاولة استخدام أكثر من خطة تزيد من فرصة نقص
الإنتاج . كما أنك بنقل البيانات تخاطر بفقد عنصر أو خطوة هامة .
68ـ
فى كل الاتصالات الهاتفية أدخل إلى الموضوع مباشرة تجنب الثرثرة المضيعة
للوقت . أجعل رسالتك مختصرة ومفيدة بقدر الإمكان . أدخل فى لب الموضوع .
قدر وأحترم وقت الآخرين وسيعاملونك بالمثل .
69ـ أنشئ سجلات إلكترونية
لواجباتك ومسئولياتك. إذا اعتمدت بشكل خاص على الكمبيوتر للتسجيل باستمرار ،
فإنك عاجلاً أم أجلاً ستنهى حالة الإحباط التى يمكن أن تحطم كل شئ . وقد
ينجح استعمال الكمبيوتر أو يفشل . وإذا كان كل ما تملكه مسجل فقط على
الحاسوب دون امتلاك مرجع مكتوب ، عندها قد تواجه الإحباط الحقيقى . أعمل
مسودة على الورق ، وبالتالى سيكون عندك مرجع لمنع أى ضياع للمعلومات .

70ـ
فلتكن منجزاً وكافئ نفسك بالمدح الجميل . الحياة فى كثير من الأمور ، لعبة
ذكاء . أحياناً نقوم مع أنفسنا ببعض الخدع والألعاب الصغيرة والتى يمكن أن
تحفز مستويات جديدة من الإنتاج والإنجاز ، تشجيع نفسك بكلمات إيجابية
قليلة كتحية لإنجازك يساعدك على إنجاز المزيد .
71ـ أضف حوافز للتشجيع
على بذل المزيد من الجهد . اقطع وعداً لنفسك أو لفريق عملك ، بعمل شئ ممتع
حقاً ، إذا وصلت للهدف فى وقت قياسى .
72ـ احتفظ بخطتك . الاحتفاظ بسجل
مرئى لتقدمك فى إنجاز مشروعك الصعب يمكن أن يدفعك لإنجاز أكبر . استخدم
خطتك كقائمة مراجعة واشطب كل مهمة يتم إنجازها . مما يساعدك على الاستمرار
ويبقيك متحفزاً ويعطيك برهان مرئى لإنجازك .
73ـ ليس من الضرورى البدء
بتنفيذ أول نقطة . أحياناً يكون من الأفضل البدء بأى نقطة فى المشروع .
محاولة التمسك بالبداية تطبيقاً لما تعلمته ، قد يكون ذو نتيجة عكسية . فإن
كانت البداية صعبة ، ابتعد عنها وانتقل مباشرة إلى ما يمكنك القيام به .
اختر المهمة الأسهل ، وقم بها أولاً . وبعدها يصبح إنجاز المهام التالية
أسهل .
74ـ قم بنوع من الإجراء المنتج فوراً . أعلم أن قمة قوتك فى هذه
اللحظة ، الآن لا شئ أهم من اللحظة الحالية لا فى الماضى ولا المستقبل .
بلا أدنى شك ، الوقت الوحيد الذى تعتمد عليه هى لحظات يومك الحالى . لا
تهدرهم.
75ـ هئ الأشياء التى توفر من بذل الجهد . قم بتجهيز المستندات
التى استعملتها سابقاً لإنجاز مهام مماثلة ، مراراً وتكراراً ، الملخصات
وجداول الأعمال والاجتماعات والاستفتاءات والطلبات المدونة ، كل هذه أمثلة
بسيطة للمستندات التى غالباً ما تستخدم .
76ـ كن رقيباً على نفسك ، فى
الأيام التى تحاول فيها التخلص من النقاط الهامة ، أحكم نفسك وعدل منهجك .
اسهل وسيلة لتطوير الحافز الذاتى هى أن تحتفظ برؤية واضحة لهدفك طوال الوقت
. الهدف هو سبب فعل ما تفعله الآن . تذكر الهدف دائماً ، شئ تسعى لإنجازه ،
لكى يعطيك الوقود اللازم لتخطى الصعوبات .
77ـ واجه التحديات
والصعوبات وجهاً لوجه . غالباً ما يكون الوقت المحدد للخطوة الأكثر أهمية
لا يكفى لإتمامها . إذا كان هذا هو الحال ، فإن أفضل ما تفعله هو أن تستجمع
قوتك وتبدأ بالعمل . أعمل بهمة . فعادة لا تكون الأمور بالصعوبة التى
تتخيلها .
78ـ كلف آخرين بالعمل كلما أمكن . داوم على المتابعة للتأكد
أنهم على الطريق الصحيح وفى الوقت المحدد . غالباً ما يمكن أن يتولى
الآخرون المهام الفردية . فتوظيف طاقات الآخرين يمكن أن يكون عوناً كبيراً
خاصة إذا ما زودوا بالتوجيهات والتدريبات الكافية .
79ـ أسس نظام جيد
للملفات . لا شئ أكثر إحباطاً من معرفتك أنك تملك المواد التى تحتاجها
ولكنك لا تستطيع تحديد مكانها . وأحد طرق تأسيس هذا النظام هو أن تضع دليل
للملفات فى الأدراج . ويمكن تصنيفها بنظام الأرقام أو الحروف الهجائية ،
طالما أن هناك مكاناً يتسع للإضافات المرتبطة بنفس التصنيف . كلما أضفت
ملفاً جديداً بالدرج ، سجله فى الدليل . ضع كل شئ فى مكانه المناسب وستجده
عندما تحتاجه .
80ـ احتفظ بخطتك اليومية أو دفتر ملاحظاتك بالقرب منك
دائماً . سجل كل أفكارك وملاحظاتك وأى معلومات أخرى تقفز إلى ذهنك فى أى
وقت ، وغالباً ما يحدث ذلك فى أوقات انشغالك بأعمال أخرى . دون ملاحظاتك
الغير هامة والتى تود مشاركة الآخرين بها فى نهاية اليوم .
81ـ اتخذ
القرارات بسرعة وحزم . يشترك الذين صنعوا النجاح فى حياتهم فى صفة اتخاذ
القرار السريع والتمسك به . لا تضيع الوقت فى التردد . قدر الموقف بأفضل ما
يمكنك ثم اتخذ القرار . ليست كل القرارات تتخذ بسرعة ، لكن العديد من
القرارات اليومية تكون كذلك . كلما مارست ذلك كلما تحسنت وزادت كفاءتك .
82ـ
اختصر الوقت الذى تقضيه فى تحضير الردود . تعلم أن تستخدم الهاتف بفاعلية
لتوصيل الردود المتأخرة . حاول بقدر الإمكان استخدام الهاتف للرد على
المراسلات ، فليس من الضرورى الرد على الخطابات والفاكسات بنفس الطريقة .
مكالمة هاتفية صغيرة تؤدى المهمة فى الوقت الذى قد تستهلكه فى التحضير
لإرسال الخطاب .
83ـ حافظ على صحتك العقلية والبدنية . لأنها ضرورية
للقيام بأفضل إنجاز . نظم وقتك من أجل حياة أفضل ، فهو يؤدى لصحة جيدة
وحياة منظمة . فأنت تحتاج لصحة جيدة لكى تستمتع بإنجازاتك كما ينبغى . لا
شئ أهم من صحتك . فبقاؤك فى حالة صحية جيدة يعطيك طاقة وقدرة على التحمل .
ويجعلك كذلك أكثر تفتحاً وأقل توتراً .
84ـ مارس الرياضة بانتظام .
عامل جسدك كميكنة تخضع للصيانة وعندها ستعمل بشكل أكثر كفاءة ، لفترات أطول
. يساعدك أى نوع من الرياضة المنتظمة على أن تبدو أكثر حيوية ونشاطاً .
والراحة بعد المجهود الجسدى يقوى ويعيد بناء الجسم .
85ـ تعلم القراءة
السريعة . فالعديد من الدورات والكتب متوفرة لمساعدتك . من السهل جداً
لمتوسطى السرعة فى القراءة مضاعفة سرعة قراءتهم بمساعدة بعض الأفكار
والتقنيات البسيطة . صممت بعض الدورات للذهاب إلى ما هو أبعد من مضاعفة
سرعتك ، لكن ذلك يتطلب الممارسة المستمرة. مضاعفة سرعة القراءة ستوفر لك
نصف الوقت ، مما يتيح لك المزيد من الوقت لمهام أكثر حيوية .
86ـ ركز
على الهدف فى جميع الأوقات . اعرف هدفك . كن مدركاً لهدفك وعندها ستشعر
بالإنجاز عند إكمال كل مهمة . تذكر ما تسعى إليه بشكل واضح فى عقلك ، ستدرك
عندها أنه من الضرورى العمل بجد لإنجاز الأعمال .
87ـ تمسك بجدول
أعمالك . مع أنه من الطبيعى أن تظهر أشياء أخرى تعمل على تشتيت انتباهك ،
إلا أنك لا يجب أن تنجرف وراءها . عندما يحدث شئ يشتت الانتباه ، لاحظه ،
سجل تفاصيله ، أجله لوقت آخر . بعد أن تنهى عمل اليوم الهام ، ارجع إلى
ملاحظاتك وتعامل مع أسباب المقاطعة .

» التنظيم لإدارة الوقت
» دروس في الرياضيات (علوم المادة وعلوم وتقنيات)
» الاتجاهات الحديثة لإدارة الموارد البشرية
» التخطيط لإدارة الوقت وتنظيم الجدول اليومي
» شاشات افتراضية متعددة التفاعل وأجهزة لقيادة أوركسترا رقمية وتقنيات للتلامس من خلف الشاشات