وظيفة التنظيم

وظيفة التنظيم

التنظيم هو الحلقة الثانية في العملية الإدارية التسييرية ويعتبر التسيير من أحد أهم هذه الوظائف لأنه يعبر عن بنية المؤسسة، فالتنظيم هو النشاط الذي يقوم به المسير لتحديد الواجبات والسلطات اللازمة للوفاء بها وإذا كانت وظيفة التخطيط تخص بالإجابة عن أسئلة مثل ما الذي يجب تحقيقه؟ أو متى يجب تحقيقه؟ فإن وظيفة التنظيم تختص بالإجابة على أسئلة مثل من الذي يقوم بالعمل؟ وكيف يقوم به عليه بأكمل وجه؟ وهذا ما سنتطرق إليه في هذا المطلب.

أولا: مفهوم التنظيم:

يعتبر التنظيم في عصرنا الحالي سر النجاح لمنظمات الأعمال بغض النظر عن طبيعة عمل هذه المنظمات سواء كانت خدماتية أو منظمات ربحية أو منظمات إلى الربح فهو العمود الفقري للمنظمة وهو الذي يستطيع أن يوصل المنظمة نحو تحقيق أهدافها الموجودة مع بقية العناصر الإدارية.

ومنه يمكن تعريف التنظيم على أنه عملية إدارية تهتم بجمع المهام والأنشطة المراد القيام بها في وظائف أو أقسام وتحديد السلطات والصلاحيات والتنسيق بين الأنشطة والأقسام من أجل تحقيق الأهداف مع حل المشاكل والخلافات التي تواجه كافة النشطة والأقسام من خلال أفراد التنظيم بشكل عام.

ثانيا: أهمية التنظيم:

تلقى دراسة التنظيم منذ أوائل هذا القرن اهتماما متزايدا من الدارسين والممارسين في ميادين عملية متعددة، وذلك لما للتنظيم من أثار اقتصادية واجتماعية وحضارية تنعكس على مصادر وطرق خلق وإشباع الحاجات الإنسانية وأصبح التنظيم موضع اهتمام علماء الإدارة فقد وجدوا فيه الأداة التي يستطيعون بها مواجهة التوسع في تطبيق التخصص في الأعمال، ذلك التخصص الذي أصبح السمة المميزة للمنظمات المتراكبة والوسيلة التي يستطيعون بها تحقيق الاتصال بين الملاك ومنظماتهم، ذلك الاتصال ضروري للربط بين الملكية والإدارة والعملية التي تتكامل بها الجهود الإنسانية المستخدمة تلك الجهود المتفاوتة المستوى والمختلفة الدوافع والإطار الذي يستخدمونه لتحقيق تفاعل العلاقات، ذلك التفاعل الضروري لخلق وتنمية التعاون الجماعي لبلوغ الغايات المحددة.

وللتدليل على أهمية التنظيم يمكن أن نستعرض من بعض المقتطفات التاريخية لعدد من الكتّاب في هذا الميدان:

فيقول ديمر Diemer " من بين مصادر تحقيق الوفورات الاقتصادية لا يوجد مصدر للوفورات أعظم من استخدام التنظيم الفعال لأنه الوسيلة القادرة على استغلال الطاقات الإنسانية ".

أما فوليت Folletteفيقول " لا يمكننا أن نتنبأ الآن بمدى التغيرات التي يمكن أن يحدثها التغيير في التنظيم الداخلي على السياسات الإدارية للمنظمات ".

ويقول: بريسكو Brisco " أن أهم الدعائم التي تقوم عليها منظمات الأعمال هي رأس المال والتنظيم ولكن التنظيم هو الدعامة الأعظم أهمية في كل الأحوال ".

وأخيرا يبرز كارينجي Carnigieأهمية التنظيم فيقول:" خذ من كل منشآتنا الصناعية وكل منشآتنا التجارية وكل طرق مواصلاتنا وكل أموالنا واترك لنا التنظيم وخلال سنوات أربع سوف نكون قادرين على استعادتها جميعا ".

ثالثا: أهداف التنظيم

تزداد أهمية التنظيم بازدياد المشاكل وتعقدها ويكبر حجم المؤسسة وضخامة عدد العاملين وتتنوع أنشطتها، لذلك نجد أن التنظيم يبين الجهود البشرية لتحقيق أهداف المؤسسة بأقل تكاليف والجهد والوقت وبأقصى كفاية ممكنة ون أهداف التنظيم لدينا:

1- تقسيم العمل: وذلك بإسناد عمل معين لكل فرد حتى يحصر ويركز اهتمامه في أدائه دون غيره.

2- التنسيق والتعاون: من أهم أهداف التنظيم تحقيق التوافق وتكامل الجهود الإنسانية، كما انه يساعد على تنسيق الخبرات المتوفرة وتقنيتها والمحافظة عليها.

3- التسيير التلقائي: إن التنظيم الجيد هو الذي يحتاج إلى أقل قدر من التدخل لإحداث تفاعل في العلاقات القائمة، كما أن الهدف الأول للمسير هو أن يوفر للعلاقات التنظيمية المرونة والفعالية التي تجعل جهود الأفراد تتدفق نحو الهدف العام بطريقة تلقائية.

4- تنمية الفاعلية الفردية: يقول كوك L.Kooke :" أن أعظم أهداف لتنظيم بل هدفه الكبر هو توفير الظروف الملائمة لكل فرد في التنظيم لكي يبذل في العمل أقصى ما يستطيع".

5- سهولة القيادة: إن من أهم أهداف التنظيم أيضا هو تكوين جماعات متناسقة كما يقول دينسون Dennsion :" جماعات متناسقة تسمح لأعضائها بالاستجابة الطوعية للقيادة، بشرط أن يوفر التنظيم القيادة في كل مركز فيه.

6- البقاء: إن بقاء المنظمة من الأهداف الجوهرية للتنظيم الجيد، حيث يتم تجنيد جهود الأفراد من أجل توفير الظروف المناسبة لبقائها.

7- تحقيق الاستقرار: لابد أن يعمل التنظيم على تحقيق الاستقرار لأنشطة المنظمة، فتخطيط الهياكل التنظيمية وتحديد العلاقات وكذلك وسائل اتخاذ القرارات لابد أن تعمل على تدنئة المخاطر، ورغم ذلك فقد يكون من المناسب توفير بعض المسموحات لمواجهة التغيير السريع وكذلك المخاطر المحسوبة.

8- التفاعل أو المشاركة أو التعامل: ترتبط عمليات المشاركة أو التفاعل أو التداخل بالجهود الجماعية، فيتداخل ويتفاعل الأفراد بعضهم مع بعض من خلال الديناميكية التي يوفرها الهيكل الرسمي للتنظيم، والتنظيم الفعال لابد أن يوفر أيضا الظروف أو التداخل في العلاقات غير الرسمية للأفراد.

9- يعتبر التنظيم من أهم أساليب التدريب كونه يعمل على إظهار مواهب الأفراد وتنمية معلوماته بما يؤهلهم لشغل الوظائف في المستويات العليا بالهيكل التنظيمي.
رابعا مبادئ التنظيم

سنتطرق إلى بعض مبادئ التنظيم المتفق عليها والتي تثبت صحتها بصفة عامة، ويمكن النظر إليها كمعيار للتنظيم الجيد والسليم، وتتمثل هذه المبادئ فيما يلي:

1- مبدأ ضرورة التنظيم: أي ضرورة تقسيم العمل والواجبات بين الأفراد مع تفويض السلطة لذلك.

2- مبدأ تحديد الهدف: يجب أن يتم تحديد الأهداف التي تسعى إليها المنظمة وكذلك التمسك به. لأن الأهداف هي التي تبين الواجبات المطلوب تنفيذها وبذلك تحديد المسؤوليات التنظيمية. إن تحديد الأهداف يؤدي إلى تنمية الخطط وتركيز الجهود وتوجيه التنظيم نحو النهايات المطلوبة.

3- مبدأ وحدة الهدف: أي يجب أن تكون أهداف كل جزء من التنظيم متفق مع الهدف النهائي للتنظيم ككل.

4- مبدأ الكفاءة: أي تحقيق أهداف المؤسسة بفاعلية وبواسطة الأفراد العاملين بها مع أقل التكاليف الممكنة.

5- مبدأ تقسيم العمل: إذ يجب تقسيم الأعمال إلى أبسط العناصر المكونة له. وذلك حتى يمكن التعرف على العناصر الأساسية والثانوية فيه، ويساعد تقسيم العمل على تحقيق وفورات التخصيص بأنواعها المختلفة.

6- مبدأ التحديد الوظيفي: يجب تحديد النتائج المتوقعة والأنشطة المطلوب القيام بها والسلطة التنظيمية المفوضة لكل وحدة تنظيمية. وكذا علاقة السلطة بالوحدات الأخرى وهذا من أجل الزيادة في إمكانية مساهمة الأفراد المسئولين وتحقيق أهداف المؤسسة.

7- مبدأ الوظائف: أي يجب بناء التنظيم على الوظائف والأعمال المطلوب القيام بها وليس على الأشخاص. حتى يكون التنظيم موضوعيا.

8- مبدأ زيادة العلات التنظيمية: وهذا بزيادة الأفراد أو الوحدات التنظيمية إلى هيكل التنظيم.

9- مبدأ نطاق الإشراف: وهذا يعني أن لكل رئيس جماعة أي عدد من الأفراد يشرف عليهم.

10- مبدأ التدرج: كلما زاد وضوح خط السلطة من قمة إدارة المؤسسة إلى كل مرؤوس كلما زادت فاعلية عمليتي اتخاذ القرارات والاتصال التنظيمي.

11- مبدأ التفويض: أي يجب أن تكون السلطة المفوضة للفرد كافية لضمان قدرته على تحقيق النتائج المتوقعة منه.

12- مبدأ المسؤولية: أي يجب أن يكون مسئولا عن الأنشطة التنظيمية الخاصة بمرؤوسه، فالمسؤولية لا تفوض.

13- مبدأ تساوي السلطة والمسؤولية: يجب التساوي بين السلطة كحق إصدار الأوامر واتخاذ القرارات والمسؤولية كالتزام بإنجاز المهمة الموكلة والمحددة. لأن السلطة ضرورية لإنجاز المسؤولية.

14- مبدأ وحدة الرئاسة: أي أن الفرد يكون مرؤوسا إلا لرئيس واحد.

15- مبدأ مستوى السلطة: إن المحافظة على تفويض السلطة يستلزم قيام المسير باتخاذ القرارات التي تدخل في نطاق سلطته وعدم رفعها إلى المستويات العليا في الهيكل التنظيمي.

16- مبدأ المسؤولية الثانية: أي أن الفرد يمكن له تحقيق أفضل النتائج في العمل إذا أثبتت عليه مسؤولية تكلفة عمل محدد لفتة معينة.

17- مبدأ مسالك الإشراف المحدد: بالنسبة لأي مؤسسة ينبغي أن ترتبط الوحدات التنظيمية المختلفة بواسطة مسالك إشرافية محددة تحديدا واضحا.

18- مبدأ ديناميكية التنظيم: أي أن التنظيم يسمح بمقابلة التغيرات في المؤسسة وتعديلها مما يؤدي إلى نموه واستمراره.

خامسا: عناصر التنظيم

تعتبر هذه العناصر بمثابة الأساس له. وبدونها يفقد توازنه ولا يمكن بلوغ الهدف المنشود وتتمثل هذه العناصر في:

1- تحديد أعمال وواجبات المؤسسة وتصنيف الأعمال التي تقوم بها في مجموعة أو مجموعات متنافسة.

2- تحديد الإدارات والأقسام التي تكون هيكل التنظيم الإداري للمؤسسة اللازمة لتحقيق أهدافها وتوضيح ذلك على خارطة تنظيمية.

3- تحديد اختصاصات هذه الإدارات والأقسام وتحديد سلطتها ومسؤولياتها والعلاقات بينها.

4- تحديد عدد الوظائف والموظفين اللازمين لحاجة العمل للمؤسسة والمؤهلات والشروط الواجب توافرها فيهم.

5- تحديد اختصاصات وسلطات ومسؤوليات هؤلاء الموظفين وتوضيح العلاقة بينهم.

6- وضع لوائح العمل التنظيمية مثل: لائحة الموظفين اللائحة المالية ولائحة التخزين.

7- الدراسة المستمرة وتتبع تنظيم المؤسسة وتعديل هذا التنظيم بما يكفل التقدم المستمر.

سادسا: المشاكل التي تؤثر كفاءة التنظيم

لقد اخذ التنظيم قسطا وفيرا من اهتمام الباحثين والإداريين في الميدان النظري إلا انه في مجال التطبيق قد تنشأ مشاكل كثيرة يرجع سببها إلى:

1- عدم مجارات التنظيم للتغير: وهذا بإهمال التنظيم للمتغيرات الجوهرية الداخلية والخارجية، الأمر الذي يؤدي إلى عدم القيام بدوره والمتمثل في تحقيق أهداف المؤسسة، لذالك فأن مراجعة التنظيم وإحداث التغيرات الضرورية به أمر تستوجبه الطبيعة الديناميكية للظروف التي يعيشها ويعمل في ظلها.

2- عدم الوضوح لتبين العلاقات الإدارية: وتظهر هذه المشكلة بوضوح عندما يتضمن للهيكل التنظيمي مزيجا من علاقات السلطة دون توضيح دقيق ومحدد لمجالاتها ولمسؤولية نطاقها، الأمر الذي يترتب عليه احتكاك والتضارب وتسيب المسؤولية.

3- عدم كفاءة التنظيم: وهذا راجع إما للمغالاة في التفويض مما يؤدي لدفع القرارات في المستويات الدنيا حيث لا تتوفر الكفاءات لذلك أو المغالاة في تجنب التفويض وهذا راجع لعدة أسباب منها-عدم الثقة في المرؤوسين ،خوف المسيرين من إعطاء فرصة التدريب على اتخاذ القرارات لغيرهم .

4- اختلاف التكافؤ بين المسؤولية والسلطة: من الأمور المقررة للتنظيم السليم تكافؤ السلطة والمسؤولية ويعني هذا أن تكون السلطة على شكل منظم بحيث يتماشى مقدارها وحدودها مع مقدار وحدود المسؤولية .

5- تعدد الرئاسات: من مبادئ التنظيم وحدة الجهة الآمرة، إلا أنه في كثير من الأحيان يورد التنظيم في هيكله علاقات كثيرة للسلطات الوظيفية ويواجه بالتالي مشكلة التعدد الرئاسي لذلك يجب تضييق نطاق هذه السلطات بقد الإمكان مع التعريف الدقيق لمضمونها.

6- المغالاة في تطبيق أساليب التنظيم: وتتخذ هذه الظاهرة أشكالا عديدة منها المغالاة في توصيف الوظائف بتفاصيلها الفرعية مما لا يترك مجالا للحركة في الظروف الطارئة، هناك أيضا كثرة المستويات الإشرافية بين قمة التنظيم وقاعدته.

جزاك الله خيرا حاول مرة اخى الاختصار

» التنظيم لإدارة الوقت
» وظيفة التخطيط
» وظيفة الرقابة وتقييم الأداء